HOME OFFICE: 6 PONTOS PARA IMPLANTAR NA SUA EMPRESA – COVID-19

Diante do avanço do número de casos de pessoas infectadas com o COVID-19 no Brasil, muitas medidas de prevenção estão sendo tomadas pelo Governo e por instituições particulares. Uma das ações que estão sendo adotadas por várias empresas de diversos setores, por exemplo, é o regime de home office para os colaboradores.

Engana-se quem acredita que esse modelo de trabalho é algo novo. Isso porque, logo após as criações e evoluções tecnológicas como a internet e smartphones, por exemplo, o home office – ou teletrabalho, como é conhecido na legislação brasileira – passou a ser cada vez mais popular no mundo inteiro.

Aqui no Brasil muitas empresas ainda não tinham testado esse sistema de trabalho, mas estão adotando gradativamente nos últimos dias para garantir a segurança dos seus colaboradores, contribuindo com as ações para conter o coronavírus.

Se a sua empresa ainda não experimentou liberar o home office para seus colaboradores em grande escala e você está considerando adotar esse modelo para se prevenir da pandemia, continue lendo esse post porque nós separamos algumas dicas para te ajudar.

Benefícios do home office

O trabalho remoto está sendo altamente recomendado nas últimas semanas por órgãos de saúde do mundo inteiro. Isso está acontecendo porque ele pode proporcionar o afastamento social, que ajuda a controlar o avanço do coronavírus. Apesar dessas recomendações, achamos importante destacar outros benefícios – além da saúde dos seus colaboradores – que esse modelo de trabalho pode trazer para sua empresa e para seus funcionários.

Para a empresa

Existem diversas vantagens que o home office pode trazer para sua empresa, e uma delas é a redução de custos. Isso acontece porque, ao oferecer a possibilidade de trabalho remoto na sua organização, você economiza com despesas como energia e água, suprimentos de escritório e deslocamento dos colaboradores, entre outras.

Outro ganho importante para a empresa tem a ver com o aumento da produtividade do colaborador e a consequente retenção da talentos. Isso porque, uma vez que o colaborador não tem que perder horas se deslocando até o escritório, ele começa a jornada de trabalho mais descansado e produz mais. Produzindo mais e ganhando um melhor reconhecimento da empresa por isso, ele cria um senso de pertencimento maior e passa a priorizar a sua empresa, que oferece a opção de home office como um benefício, à outras oportunidades que podem surgir.

Para o funcionário

Dentre os benefícios para o trabalhador, o mais importante a se destacar é a melhora na qualidade de vida. Isso porque, uma vez que ele não tem que enfrentar grandes deslocamentos até o escritório, ele passa a ter mais tempo para dormir, tomar café da manhã tranquilamente, praticar algum exercício físico dentro de casa para se sentir mais disposto durante o dia, entre outras atividades.

Além disso, seu colaborador pode passar a almoçar em casa e consequentemente economizar com restaurantes, por exemplo. Poder passar mais tempo com a família, se vestir de forma mais confortável e ter alguma flexibilidade para períodos de descanso, são outras vantagens que o funcionário ganha quando tem direito ao regime de home office.

Como implementar

Apesar da urgência do momento que o Brasil está passando, precisando por em prática o distanciamento social, é importante desenvolver uma política de home office muito bem definida e clara, para evitar riscos para as empresas. Principalmente no que diz respeito à baixa de produtividade ou, até mesmo, acidentes de trabalho. Para facilitar esse processo de estabelecimento da política de trabalho remoto na sua empresa, separamos alguns pontos essenciais que devem ser levados em consideração.

Equipamentos necessários

Para que os seus colaboradores consigam manter a produtividade do trabalho em casa da mesma forma que produziam no escritório, é de suma importância disponibilizar os equipamentos corretos. Isso vai bem além de uma conexão de internet boa, pois cada departamento e atividade tem sua necessidade específica. Dessa forma, é preciso fazer um levantamento de quais são as ferramentas fundamentais para o serviço. As mais comuns são: notebook, fone, headset, webcam, entre outras. Fornecer acesso aos softwares necessários para o trabalho também é extremamente importante.

Comunicação

Com todas as equipes trabalhando em regime de home office, é importante estabelecer meios de comunicação e gestão de tarefas eficientes, para que as demandas não se percam.

Algumas empresas usam aplicativos como o Slack, Telegram, Skype, Google Hangouts e, até mesmo, o WhatsApp para manter uma comunicação efetiva. A dica é avaliar o perfil da equipe para definir qual é o melhor meio de comunicação pra ela.

Na área da gestão de tarefas também existem diversas opções como o Trello, o Asana e o próprio Google Sheets. Para escolher o melhor, a dica é a mesma: avalie o perfil da equipe e a dinâmica de trabalho para entender o que melhor se enquadra.

Saúde e segurança

As empresas são obrigadas a garantir condições de saúde, segurança e ergonomia para seus colaboradores, além dos direitos da CLT e dos equipamentos necessários para a realização do trabalho. Essa obrigação se estende também ao home office.

Dessa forma, sua empresa pode adicionar um complemento na política de trabalho remoto informando que uma equipe pode ir até o local onde o colaborador está trabalhando para avaliar se as condições como mobiliário, luminosidade e conexões, por exemplo, são as ideais para o trabalhador. Isso tudo serve para evitar possíveis problemas para ambas as partes.

Segurança da informação

Uma das maiores preocupações das empresas ao disponibilizar a opção de home office para os colaboradores é com relação à segurança da informação. Isso porque, apesar de o funcionário estar fora do escritório, ele deve continuar acessando informações importantes e confidenciais para a empresa para poder dar sequência as suas atividades.

Para garantir a segurança desses dados, o ideal é que sua empresa faça um levantamento de quais serão as informações disponibilizadas para a realização do trabalho remoto e busque ferramentas que possam as protege-las, como criptografia de dados, conexão segura, proteção contra códigos maliciosos, entre outras.

Acompanhamento do desempenho

Nesse momento de implantação do regime de trabalho remoto, certamente os gestores se perguntam como acompanhar a produtividade e o desempenho do colaborador estando longe. A boa notícia é que esse acompanhamento não é nenhum bicho de sete cabeças, acredite!

Para isso é possível apostar em combinar entregas diárias ou semanais com a sua equipe, escolher um bom aplicativo para gestão de tarefas que se adeque às demandas de vocês e manter uma comunicação sempre aberta e clara. Sem dúvidas a internet é a melhor aliada para isso, então aproveite ela.

Formalização

Por ser um sistema novo na sua empresa, é importante formalizar o que a empresa espera do trabalhador e o que ela está oferecendo em troca. Quais são os benefícios e os equipamentos oferecidos para que o colaborador realize seu trabalho, por exemplo, é um dos pontos que devem ser formalizados. Qual será a jornada de trabalho do funcionário e o que ele deve entregar para a empresa e com qual frequência também é um registro importante.

Como vimos, existem muitas variáveis que devem ser consideradas ao adotar um regime de home office na sua empresa, mas não é algo impossível de se fazer. Diante do momento que o Brasil está passando, o mais sensato é que esse modelo de trabalho seja adotado o quanto antes nas organizações cujo o segmento suporta esse regime. Isso porque, quanto antes começarmos a praticar o distanciamento social, mais rápido a proliferação do vírus diminui e, consequentemente, vamos poder voltar para as nossas rotinas.

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